Sprawozdania finansowe za rok 2025 – co warto wiedzieć, aby uniknąć błędów

Dla wielu spółek pierwsza połowa 2026 roku oznacza realizację obowiązku sprawozdawczego. Sprawozdanie finansowe za rok 2025 to jednak nie tylko dokument księgowy wygenerowany w formacie XML. To cały proces: sporządzenie sprawozdania, jego podpisanie, zatwierdzenie przez właściwy organ, przygotowanie uchwał, a następnie prawidłowe złożenie dokumentów do właściwego rejestru.

Najważniejsze terminy dla sprawozdań za 2025 rok

W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, roczne sprawozdanie finansowe za 2025 rok powinno zostać sporządzone do 31 marca 2026 roku. Wynika to z zasady, zgodnie z którą kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Kolejnym etapem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Co do zasady powinno ono nastąpić nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, a więc przy roku obrotowym równym kalendarzowemu — do 30 czerwca 2026 roku.

Po zatwierdzeniu sprawozdania rozpoczyna się termin na jego złożenie do właściwego rejestru. Kierownik jednostki składa roczne sprawozdanie finansowe oraz wymagane dokumenty towarzyszące w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Jeżeli zatem sprawozdanie zostanie zatwierdzone 30 czerwca 2026 roku, termin na złożenie dokumentów upływa 15 lipca 2026 roku. Jeżeli jednak uchwała zatwierdzająca zostanie podjęta wcześniej, termin 15-dniowy biegnie od tej wcześniejszej daty.

Co należy złożyć do RDF?

Zakres dokumentów zależy od sytuacji konkretnej jednostki, ale standardowo obejmuje roczne sprawozdanie finansowe, uchwałę albo postanowienie organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania, uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty, a w określonych przypadkach także sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta.

Samo sprawozdanie finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w postaci elektronicznej, w odpowiedniej strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. Aktualne struktury e-sprawozdań są publikowane przez Krajową Administrację Skarbową.

Podpis elektroniczny to nie formalność „na końcu”

Jednym z najczęstszych praktycznych problemów jest błędne założenie, że wystarczy podpisać samo zgłoszenie w RDF. W 2026 roku to za mało. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz przez kierownika jednostki. W przypadku organu wieloosobowego możliwe jest skorzystanie z uproszczenia polegającego na podpisaniu sprawozdania przez co najmniej jedną osobę z organu, przy złożeniu odpowiednich oświadczeń przez pozostałych członków.

Aktualne działanie RDF wymaga, aby dokumenty stanowiące załączniki były podpisane elektronicznie jako odrębne pliki, a nie jedynie „objęte” podpisem pod samym zgłoszeniem.

Uchwały w formie aktu notarialnego a RDF

Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku spółek, w których uchwały zatwierdzające sprawozdanie finansowe podejmowane są w protokole sporządzanym przez notariusza. Dotyczy to w szczególności podmiotów, w których przepisy wymagają formy aktu notarialnego albo protokołu notarialnego dla uchwał organu właścicielskiego.

W takim przypadku praktycznym problemem jest to, że przy zgłoszeniu dokumentów finansowych w RDF nie działa się tak jak przy klasycznym wniosku rejestrowym, w którym można oprzeć się na numerze CREWAN. Zgłoszenie dokumentów finansowych obejmuje m.in. numer KRS, datę sporządzenia dokumentów finansowych, okres, którego dotyczą dokumenty, osoby podpisujące zgłoszenie, rodzaj dokumentów oraz język dokumentu; każdy dokument powinien zostać dodany jako odrębny załącznik.

W praktyce oznacza to konieczność zamieszczenia w RDF kopii właściwego dokumentu, np. wypisu albo skanu protokołu notarialnego, obejmującego uchwały opatrzone podpisem elektronicznym. Podpis może zostać złożony przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki ujawnioną w KRS albo przez należycie umocowanego profesjonalnego pełnomocnika. Nie jest to ponowne podejmowanie uchwał ani zastępowanie aktu notarialnego dokumentem prywatnym, lecz techniczne uwierzytelnienie kopii dokumentu składanej do RDF.

To szczególnie istotne, ponieważ brak podpisu elektronicznego pod kopią uchwały lub protokołu skutkuje negatywną weryfikacją dokumentu przez system.

Korekta sprawozdania za poprzednie lata

W praktyce zdarza się, że po złożeniu sprawozdania finansowego ujawniona zostaje potrzeba korekty dokumentów za poprzednie lata obrotowe. W takim przypadku nie należy zakładać, że wystarczy „podmienić” wcześniej złożony plik.

Korekta wymaga przygotowania właściwej wersji dokumentów i przejścia przez zasadniczo analogiczny proces jak przy składaniu pierwotnego sprawozdania: przygotowanie pliku, jego podpisanie, podjęcie wymaganych uchwał lub przygotowanie dokumentów wyjaśniających, zależnie od charakteru korekty, oraz złożenie kompletu dokumentów przez RDF. Również przy korektach trzeba pamiętać o podpisie elektronicznym pod każdym plikiem, który ma być skutecznie złożony jako dokument lub załącznik.

Z perspektywy zarządu korekta nie powinna być traktowana wyłącznie jako techniczne zgłoszenie w systemie. Jeżeli zmiana dotyczy zatwierdzonego już sprawozdania, warto każdorazowo przeanalizować, czy konieczne będzie ponowne zatwierdzenie dokumentu, podjęcie dodatkowych uchwał albo opisanie przyczyn korekty.

Praktyczna checklista dla spółek

Przed wysyłką dokumentów za 2025 rok warto sprawdzić w szczególności:

• czy sprawozdanie zostało sporządzone we właściwej strukturze XML;
• czy plik sprawozdania został podpisany przez właściwe osoby;
• czy organ zatwierdzający podjął komplet uchwał, w tym uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty;
• czy spółka powinna złożyć także sprawozdanie z działalności albo sprawozdanie z badania;
• czy każdy załącznik składany do RDF jest osobnym, prawidłowo podpisanym plikiem;
• czy w przypadku uchwał notarialnych przygotowano elektronicznie podpisaną kopię dokumentu, zamiast próbować posługiwać się numerem CREWAN;
• czy osoba dokonująca zgłoszenia jest uprawniona do działania w RDF albo posiada właściwe umocowanie.

Podsumowanie

Sprawozdanie finansowe za rok 2025 to obowiązek, którego nie warto odkładać na ostatni dzień. O ile same terminy są przedsiębiorcom co do zasady znane, o tyle w 2026 roku szczególnego znaczenia nabrała techniczna poprawność dokumentów składanych przez RDF. Podpis elektroniczny powinien znaleźć się nie tylko tam, gdzie wymaga go ustawa o rachunkowości, ale także przy dokumentach składanych jako załączniki, jeżeli system wymaga ich odrębnego uwierzytelnienia.

Dobrze przygotowany komplet dokumentów ogranicza ryzyko odrzucenia zgłoszenia czy opóźnień w jego złożeniu. Z perspektywy spółki jest to nie tylko obowiązek rejestrowy, ale także element bezpieczeństwa korporacyjnego i wiarygodności wobec potencjalnych inwestorów czy kontrahentów. Jeśli Państwa spółka nie złożyła jeszcze sprawozdania finansowego za rok 2025 lub potrzebuje wsparcia przy przygotowaniu i złożeniu dokumentów, zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół pomoże Państwu sprawnie przejść przez cały proces.