Błędny wpis działalności w rejestrze REGON – jak go sprostować lub usunąć?

Nieprawidłowe dane w rejestrze REGON mogą zostać ujawnione przypadkowo – na przykład podczas wystawiania faktury, korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, weryfikacji danych kontrahenta albo załatwiania sprawy urzędowej. Zdarza się również, że przy numerze NIP osoby fizycznej widnieje działalność, której osoba ta nigdy nie prowadziła, na przykład działalność rolnicza lub gospodarstwo rolne.

Czym jest rejestr REGON?

Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej, czyli rejestr REGON, jest prowadzony przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Obejmuje między innymi osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

W rejestrze gromadzone są informacje dotyczące między innymi nazwy podmiotu, jego adresu, formy prawnej, rodzaju wykonywanej działalności oraz kodów PKD. Rejestr jest jawny, a podstawowe dane można sprawdzić w internetowej wyszukiwarce GUS.

Podmioty objęte rejestrem mają obowiązek informowania o zmianach danych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wniosek dotyczący zmiany informacji objętych wpisem lub skreślenia wpisu należy złożyć co do zasady w terminie 7 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających zmianę albo skreślenie.

Skąd może pochodzić błędny wpis?

Nie każda informacja znajdująca się w rejestrze REGON została wprowadzona bezpośrednio na podstawie wniosku złożonego w urzędzie statystycznym. Dane mogą być przekazywane do rejestru z innych ewidencji i rejestrów publicznych.

W przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, wpisanego do CEIDG, dane są przekazywane do rejestru REGON elektronicznie z CEIDG.  W przypadku spółek oraz innych podmiotów wpisanych do KRS część informacji jest przekazywana do rejestru REGON bezpośrednio z Krajowego Rejestru Sądowego.

Bezpośrednie wnioski do urzędu statystycznego składają przede wszystkim podmioty, które nie podlegają wpisowi do CEIDG lub KRS. Dotyczy to między innymi spółek cywilnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG, w tym osób ujawnianych w związku z prowadzeniem działalności rolniczej.

Ustalenie źródła błędnej informacji jest zatem pierwszym etapem postępowania. Złożenie wniosku do niewłaściwego organu może nie doprowadzić do zmiany danych, jeżeli urząd statystyczny otrzymuje je automatycznie z innego rejestru.

Aktualizacja CEIDG lub KRS

Jeżeli błędna informacja pochodzi z CEIDG, w pierwszej kolejności należy złożyć wniosek o zmianę danych w tej ewidencji. Po dokonaniu aktualizacji prawidłowe informacje powinny zostać przekazane do rejestru REGON elektronicznie.

Podobnie jest w przypadku danych pochodzących z KRS. Jeżeli nieprawidłowość dotyczy nazwy, siedziby, formy prawnej albo innych informacji ujawnianych w Krajowym Rejestrze Sądowym, konieczne może być wcześniejsze sprostowanie lub zaktualizowanie wpisu w KRS.

Wniosek bezpośrednio do urzędu statystycznego

Jeżeli błędny wpis nie pochodzi z CEIDG, KRS ani zgłoszenia podatkowego, konieczne może być skierowanie wniosku bezpośrednio do urzędu statystycznego.

Rodzaj formularza zależy od statusu podmiotu:

1. RG-OF jest przeznaczony dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub jej jednostki lokalnej, jeżeli działalność ta nie podlega wpisowi do CEIDG;
2. RG-OP dotyczy między innymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz ich jednostek lokalnych.

Formularze pozwalają zarówno na zmianę danych objętych wpisem, jak i na skreślenie wpisu. Aktualne wzory formularzy oraz objaśnienia dotyczące ich wypełnienia są publikowane przez GUS.

Wybór pomiędzy sprostowaniem danych a skreśleniem wpisu zależy od charakteru nieprawidłowości. Jeżeli błędna jest jedynie pojedyncza informacja, na przykład adres albo kod PKD, właściwe będzie zgłoszenie zmiany danych. Jeżeli natomiast w rejestrze ujawniono odrębną działalność, która nigdy nie była prowadzona, zasadne może być żądanie skreślenia nieprawidłowego wpisu.

Jakie dokumenty należy dołączyć?

Samo wskazanie, że wpis jest błędny, może okazać się niewystarczające. Do wniosku warto dołączyć dokumenty oraz wyjaśnienia pozwalające urzędowi ustalić rzeczywisty stan faktyczny.

W zależności od rodzaju sprawy mogą to być w szczególności:

1. wydruk danych ujawnionych w wyszukiwarce REGON;
2. dokumenty potwierdzające rodzaj rzeczywiście prowadzonej działalności;
3. aktualny wydruk z CEIDG lub KRS;
4. dokumenty podatkowe lub rejestrowe;
5. oświadczenie osoby, której dotyczy wpis, wskazujące, że określona działalność nigdy nie była przez nią prowadzona;
6. dokumenty wyjaśniające, w jaki sposób mogło dojść do powstania nieprawidłowości;
7. pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składany jest przez pełnomocnika.

Dokładny zakres dokumentacji powinien zostać dostosowany do rodzaju błędu. W przypadku błędnie ujawnionej działalności rolniczej istotne może być jednoznaczne oświadczenie, że dana osoba nie prowadziła gospodarstwa rolnego ani innej działalności rolniczej, nie dokonywała zgłoszenia takiej działalności i wnosi o usunięcie niezgodnych ze stanem faktycznym danych.

Przepisy wymagają, aby do wniosku dołączyć dokumenty potwierdzające powstanie podmiotu, zmianę informacji objętych wpisem albo podstawę jego skreślenia.

Gdzie i w jaki sposób złożyć wniosek?

Wniosek można złożyć w urzędzie statystycznym osobiście albo przesłać pocztą. Obowiązujące przepisy przewidują możliwość złożenia wniosku w wybranym urzędzie statystycznym.

Dokumenty można również przekazać elektronicznie, między innymi za pośrednictwem platformy ePUAP. W takim przypadku możliwe jest wykorzystanie pisma ogólnego do podmiotu publicznego, do którego dołącza się wypełniony formularz oraz dokumenty uzasadniające wniosek.

Czy sprostowanie danych w REGON jest płatne?

Czynności związane z wpisem, zmianą danych oraz skreśleniem wpisu w rejestrze REGON są bezpłatne.

Koszt może pojawić się wtedy, gdy wnioskodawca działa przez pełnomocnika. Złożenie dokumentu pełnomocnictwa co do zasady podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł, chyba że w danym przypadku znajduje zastosowanie jedno z ustawowych zwolnień.

Dlaczego warto poprawić błędny wpis?

Nieprawidłowy wpis w rejestrze REGON nie powinien być pozostawiany bez reakcji, nawet jeżeli działalność wskazana w rejestrze nigdy nie była faktycznie wykonywana. Dane rejestrowe mogą być automatycznie pobierane przez inne systemy, a rozbieżność pomiędzy wpisem a rzeczywistym stanem faktycznym może prowadzić do problemów przy identyfikacji podmiotu, wystawianiu dokumentów, zawieraniu umów lub załatwianiu spraw urzędowych.

Sam formalny wpis nie zawsze przesądza o rzeczywistym wykonywaniu działalności, jednakże usunięcie błędu wymaga podjęcia odpowiednich działań i przedstawienia organowi wiarygodnych wyjaśnień. Im wcześniej nieprawidłowość zostanie zgłoszona, tym mniejsze jest ryzyko dalszego powielania błędnych danych w innych rejestrach i systemach.

Podsumowanie

Sposób sprostowania błędnego wpisu w rejestrze REGON zależy przede wszystkim od tego, z jakiego źródła pochodzi nieprawidłowa informacja. W przypadku danych przekazanych z CEIDG, KRS lub rejestrów podatkowych konieczne jest dokonanie aktualizacji w rejestrze źródłowym. Jeżeli natomiast wpis dotyczy działalności niepodlegającej wpisowi do CEIDG, w tym działalności rolniczej osoby fizycznej, właściwe może być bezpośrednie wystąpienie do urzędu statystycznego na formularzu RG-OF.

Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy wpisu oraz dokumentów, które mogły stanowić podstawę jego dokonania. Jako Kancelaria wspieramy klientów w ustalaniu źródła nieprawidłowości, przygotowaniu wniosków i oświadczeń oraz reprezentowaniu ich przed urzędami statystycznymi i innymi organami prowadzącymi rejestry publiczne.