Zarząd odmawia wspólnikowi dostępu do dokumentów spółki – co można zrobić? Prawo kontroli z art. 212 k.s.h.

Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie uczestniczy na co dzień w prowadzeniu jej spraw, gdyż kompetencja ta należy zasadniczo do zarządu. Nie oznacza to jednak, że wspólnik musi pozostawać bierny i opierać swoją wiedzę o sytuacji spółki wyłącznie na informacjach przekazywanych podczas zgromadzeń wspólników.

Kodeks spółek handlowych przyznaje każdemu wspólnikowi spółki z o.o. indywidualne prawo kontroli, które obejmuje przede wszystkim możliwość przeglądania ksiąg i dokumentów spółki oraz żądania wyjaśnień od zarządu.

W praktyce prawo to nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji konfliktu pomiędzy wspólnikami albo powstania wątpliwości dotyczących sposobu prowadzenia spraw spółki. Co jednak zrobić, jeżeli zarząd odmawia udostępnienia dokumentów? Czy każda odmowa jest dopuszczalna? I w jaki sposób wspólnik może dochodzić swoich praw?

Na czym polega prawo kontroli wspólnika spółki z o.o.?

Podstawę indywidualnego prawa kontroli stanowi art. 212 § 1 Kodeksu spółek handlowych.
Zgodnie z tym przepisem prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W celu jego wykonywania wspólnik może:
1. przeglądać księgi i dokumenty spółki,
2. sporządzać bilans dla własnego użytku,
3. żądać wyjaśnień od zarządu.

Prawo to przysługuje każdemu wspólnikowi, niezależnie od liczby posiadanych przez niego udziałów. W konsekwencji także wspólnik mniejszościowy może korzystać z mechanizmów przewidzianych w art. 212 k.s.h.

Uprawnienie kontrolne nie jest przy tym ograniczone jedynie do okresu poprzedzającego zgromadzenie wspólników czy zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Ustawodawca wskazuje, że może być ono wykonywane „w każdym czasie”.

Nie oznacza to jednak, że wspólnik może wykonywać kontrolę w sposób całkowicie dowolny, z pominięciem organizacji pracy spółki. W praktyce uzasadnione jest wcześniejsze zwrócenie się do zarządu, wskazanie dokumentów lub kategorii dokumentów, z którymi wspólnik zamierza się zapoznać, oraz ustalenie terminu ich udostępnienia.

Jakich dokumentów może żądać wspólnik?

Art. 212 § 1 k.s.h. posługuje się szerokim pojęciem „ksiąg i dokumentów spółki” i nie zawiera zamkniętego katalogu dokumentacji objętej prawem kontroli.

W zależności od okoliczności wspólnik może być zainteresowany w szczególności dokumentacją księgową i finansową, umowami zawieranymi przez spółkę, dokumentacją dotyczącą określonych transakcji, uchwałami organów spółki czy dokumentami dotyczącymi jej zobowiązań.

Prawo kontroli powinno umożliwiać wspólnikowi rzeczywiste zapoznanie się z sytuacją spółki. Nie powinno zatem być realizowane jedynie pozornie, poprzez wybiórcze przedstawianie dokumentacji w sposób uniemożliwiający jej efektywną analizę.

W orzecznictwie dopuszcza się również możliwość wykonywania przez wspólnika notatek i kopii dokumentów, a także w odpowiednich warunkach, utrwalania ich w formie elektronicznej.

Czy wspólnik może skorzystać z pomocy prawnika lub księgowego?

Tak. Art. 212 § 1 k.s.h. wprost przewiduje możliwość przeglądania dokumentów przez wspólnika wraz z upoważnioną przez niego osobą. Może mieć to istotne znaczenie zwłaszcza wówczas, gdy przedmiotem kontroli jest rozbudowana dokumentacja finansowa, księgowa lub prawna, której prawidłowa ocena wymaga specjalistycznej wiedzy.

Osobą towarzyszącą wspólnikowi może być zatem przykładowo prawnik, księgowy lub inny doradca.
Należy jednak zwrócić uwagę na literalne brzmienie przepisu. Prawo kontroli przysługuje wspólnikowi, a osoba przez niego upoważniona może wykonywać czynności razem z nim. W orzecznictwie przyjmuje się zatem, że samo udzielenie pełnomocnictwa osobie trzeciej nie oznacza co do zasady, że może ona zamiast wspólnika samodzielnie wykonywać kontrolę na podstawie art. 212 § 1 k.s.h.

Czy zarząd może odmówić udostępnienia dokumentów?

Prawo kontroli nie ma charakteru absolutnego.

Zgodnie z art. 212 § 2 k.s.h. zarząd może odmówić wspólnikowi udzielenia wyjaśnień oraz dostępu do ksiąg i dokumentów, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik:
1. wykorzysta uzyskane informacje w celach sprzecznych z interesem spółki oraz
2. przez takie wykorzystanie wyrządzi spółce znaczną szkodę.

Obie przesłanki powinny wystąpić łącznie.

Sama niechęć zarządu do wspólnika, istniejący konflikt korporacyjny czy ogólne powołanie się na poufny charakter informacji nie powinny zatem automatycznie uzasadniać odmowy. Przyczyna odmowy musi opierać się na konkretnych okolicznościach pozwalających racjonalnie przyjąć, że istnieje ryzyko wykorzystania informacji przeciwko interesowi spółki i że może to prowadzić do powstania po jej stronie znacznej szkody.

Przykładowo znaczenie może mieć prowadzenie przez wspólnika działalności konkurencyjnej wobec spółki i związane z tym realne ryzyko wykorzystania poufnych informacji handlowych. Każdy przypadek powinien być jednak oceniany indywidualnie.

Co zrobić, gdy zarząd odmawia dostępu do dokumentów?

Odmowa zarządu nie kończy sprawy. Art. 212 k.s.h. przewiduje specjalną procedurę pozwalającą wspólnikowi dochodzić realizacji swojego prawa.

1. Żądanie rozstrzygnięcia sprawy przez wspólników
W pierwszej kolejności wspólnik, któremu zarząd odmówił dostępu do dokumentów lub udzielenia wyjaśnień, może zażądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna zostać podjęta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania.
Etapu tego nie należy pomijać. W orzecznictwie wskazuje się, że przed skierowaniem sprawy do sądu rejestrowego wspólnik powinien wyczerpać przewidzianą w art. 212 k.s.h. procedurę wewnątrzspółkową, tj. najpierw zwrócić się do zarządu, następnie do wspólników, a dopiero później do sądu.

2. Wniosek do sądu rejestrowego
Jeżeli wspólnicy podtrzymają odmowę albo w ciągu miesiąca nie podejmą uchwały, wspólnik może zwrócić się do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub umożliwienia wglądu do określonych dokumentów albo ksiąg spółki.

W tym miejscu szczególnie istotny jest termin. Wniosek należy złożyć w terminie 7 dni:
a. od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale wspólników albo
b. od upływu miesięcznego terminu na podjęcie uchwały, jeżeli uchwała nie została podjęta.
Jest to termin stosunkowo krótki. W orzecznictwie wskazuje się, że ma on charakter zawity, dlatego jego przekroczenie może prowadzić do utraty możliwości skutecznego skorzystania z tego trybu.

Z tego względu w przypadku sporu o dostęp do dokumentacji warto od początku dokumentować poszczególne etapy postępowania, w szczególności datę zgłoszenia żądania zarządowi, treść odpowiedzi spółki, datę wystąpienia o podjęcie uchwały oraz datę otrzymania zawiadomienia o rozstrzygnięciu sprawy przez wspólników.

Czy spółka może po prostu wyłączyć prawo kontroli wspólników?

Co do zasady indywidualne prawo kontroli wynika bezpośrednio z ustawy. Kodeks spółek handlowych przewiduje jednak wyjątek. Zgodnie z art. 213 § 3 k.s.h., jeżeli w spółce została ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualne prawo kontroli wspólników.

Samo istnienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej nie oznacza jeszcze automatycznej utraty uprawnień z art. 212 k.s.h. Przedmiotowe ograniczenie albo wyłączenie musi wynikać z umowy spółki, dlatego przed skierowaniem żądania o dostęp do dokumentacji warto zweryfikować nie tylko przepisy Kodeksu spółek handlowych, lecz również aktualne brzmienie umowy konkretnej spółki.

Prawo kontroli jako instrument ochrony wspólnika

Prawo wynikające z art. 212 k.s.h. jest jednym z podstawowych instrumentów umożliwiających wspólnikowi ocenę sposobu prowadzenia spraw spółki. Jego znaczenie wzrasta zwłaszcza w przypadku wspólników mniejszościowych, którzy nie mają wystarczającej liczby głosów, aby samodzielnie wpływać na treść uchwał zgromadzenia wspólników, albo w sytuacji narastającego konfliktu korporacyjnego.

Jednocześnie przepisy chronią również interes samej spółki, ponieważ zarząd może sprzeciwić się udostępnieniu informacji, jeżeli istnieją konkretne i uzasadnione podstawy do przyjęcia, że zostaną one wykorzystane przeciwko spółce i doprowadzą do powstania znacznej szkody, dlatego zarówno żądanie wspólnika, jak i ewentualna odmowa zarządu powinny zostać odpowiednio przygotowane i uzasadnione. Szczególnej uwagi wymagają także terminy przewidziane na dalsze dochodzenie prawa kontroli.

Jeżeli zarząd spółki odmawia Państwu dostępu do dokumentów lub informacji dotyczących działalności spółki albo jako członkowie zarządu mają Państwo wątpliwości, czy żądanie wspólnika może zostać zgodnie z prawem ograniczone, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Prawnicy TURCZA Kancelaria Radców Prawnych wspierają wspólników i spółki zarówno przy bieżącej realizacji uprawnień korporacyjnych, jak i w sporach pomiędzy wspólnikami oraz postępowaniach przed sądami rejestrowymi.