Urząd Ochrony Danych Osobowych w dniu 4 maja 2020 roku opublikował nowe wytyczne dotyczące korzystania z dokumentacji papierowej podczas wykonywania pracy zdalnej.

Prezes Urzędu zaznaczył, iż pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrzne polityki oraz inne procedury przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę. Ponadto pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych.

Prezes Urzędu uznał, iż wykorzystywanie dokumentacji w formie papierowej nie jest uzasadnione  jeżeli pracodawca:

• wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej
• ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
• może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.

Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wprowadzenia ww. działań, może pozwolić na pracę zdalną
z wykorzystaniem dokumentów w formie papierowej, ale jest zobowiązany do przestrzegania wszelkich zasad ochrony danych osobowych i wprowadzeniu odpowiednich procedur polegających w szczególności na:

• zapewnieniu ewidencjonowania wydanych dokumentów zawierających dane osobowe,
• zapewnieniu, że udostępnione dokumenty będą przechowywane przez pracownika przez okres niezbędny do wykonania określonego zadania podczas pracy zdalnej,
• ograniczeniu liczby dokumentów wynoszonych z siedziby administratora,
• zobowiązaniu pracowników do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych podczas wynoszenia dokumentacji,
• zobowiązaniu pracowników do odpowiedniego zabezpieczenia danych w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnieniu, że pracownik będzie wykorzystywał pozyskane dane osobowe wyłącznie w tym celu, w jakim byłyby wykorzystywane w siedzibie zakładu pracy;
• określeniu procedury związanej z niszczeniem dokumentów,
• zapewnieniu, że pracownik będzie zgłaszał pracodawcy każdy incydent bezpieczeństwa zgodnie z procedura postępowania w sprawie naruszeń ochrony danych, tak aby administrator mógł się wywiązać z obowiązku nałożonego na mocy art. 33 ust. 1 RODO.

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1513