Archiwizacja dokumentów – zmora przedsiębiorstw

4 października 2017

Powszechnie wiadomo, że szeroko pojęte dokumenty wykorzystywane podczas funkcjonowania przedsiębiorstwa muszą być przez pewien czas archiwizowane. Problematyka ta niejednokrotnie nastręcza wiele trudności w prawidłowym określeniu wymaganego terminu archiwizacji konkretnego dokumentu.

W celu ustalenia właściwego okresu przechowywania dokumentów firmowych bardzo często należy wziąć pod uwagę całość systemu prawnego. Wielość aktów prawnych, ich obszerność oraz ciągłe zmiany przepisów, w dość istotny sposób powodują trudności w przeprowadzeniu prawidłowej wykładni norm.

Firmy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej generują bardzo duże ilości dokumentów m. in. księgowych, pracowniczych i ubezpieczeniowych. Podkreślić należy, że do każdego rodzaju spraw będzie obowiązywał inny termin od 5 do 50 lat. Przykładowo, zgodnie z Ordynacją Podatkową z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 201) (dalej jako: o.p.) w oparciu o art. 88 o.p. w zw. z 70 o.p. w zw. z art. 86 § 1 o.p. podatnicy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przytoczone podstawy wprost wskazują, że dokumenty podatkowe dotyczące roku 2017 przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać do końca 2023 roku. Natomiast, art. 74 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), reguluje, że zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu.

 

 

Niekonsekwencja ustawodawcy – różne terminy przechowywania

Warto wspomnieć, że ustawodawca nieraz niekonsekwentnie określił termin archiwizacji dokumentów, poprzez uregulowanie przedmiotowej kwestii w kilku aktach prawnych. Sytuacja ta, powoduje chaos i bezradność wielu firm. Przedsiębiorca również powinien mieć świadomość, że terminy ulegają wydłużeniu, zawieszeniu lub ogóle nie zachodzą przesłanki do jego zainicjowania poprzez przeprowadzone różnego rodzaju kontrole czy uzyskane dofinansowania.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że na przedsiębiorcy ciąży również obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentów oraz dodatkowo konieczne jest przechowywanie całości dokumentacji. W przypadku doprowadzenia przez przedsiębiorstwo do jakichkolwiek uchybień, może zostać nałożona na nie kara zgodnie z art. 83 ustawy kodeks karny skarbowy z dnia 10 września 1999 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 2137) w postaci kary grzywny do 720 stawek dziennych.

Niszczenie dokumentów

Ponadto, po upływie okresu obowiązującego archiwizację danego dokumentu pozostaje kwestia niszczenia tychże dokumentów. Obecnie obowiązujące przepisy nie rozwiązują tego problemu, pozostawiając pewnego rodzaju swobodę w podjęciu decyzji o sposobie niszczenia dokumentów, jak i również niepewność, czy prawidłowo została wykonana czynność.

Jak widać, zagadnienie archiwizacji, przechowywania oraz niszczenia dokumentów z którymi boryka się każdego dnia każde przedsiębiorstwo są bardzo złożonymi problemami. Nastręczają one wiele problemów oraz powodują brak pewności w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

 

Autor: Michał Klauziński – prawnik w Turcza Kancelaria Radców Prawnych

BĄDŹ NA BIEŻĄCO

AKTUALNOŚCI

Nowości w prawie – 2021 rok

Nowości w prawie – 2021 rok

28/12/2020

  PO1 stycznia 2021 r. – Zmiana statusu osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą Od dnia wejścia w życie regulacji przepisy dotyczące...

Tarcza antykryzysowa 6.0 – aktualizacja

Tarcza antykryzysowa 6.0 – aktualizacja

28/12/2020

Rozwiązania Tarczy 6.0 mają wspomóc przedsiębiorców z około 40 branż. Dotyczy ona w szczególności takich branż jak handel, turystyka, siłownie, czy...

Tarcza Antykryzysowa 6.0 – opracowanie

Tarcza Antykryzysowa 6.0 – opracowanie

26/11/2020

W DNIU 26 PAŹDZIERNIKA 2020 R. DO SEJMU WPŁYNĄŁ POSELSKI PROJEKT USTAWY O ZMIANIE USTAWY O SZCZEGÓLNYCH ROZWIĄZANIACH ZWIĄZANYCH Z ZAPOBIEGANIEM,...

Nowe wytyczne UODO dotyczące pracy zdalnej

Nowe wytyczne UODO dotyczące pracy zdalnej

5/05/2020

Urząd Ochrony Danych Osobowych w dniu 4 maja 2020 roku opublikował nowe wytyczne dotyczące korzystania z dokumentacji papierowej podczas wykonywania pracy zdalnej.

Wsparcie prawne w kryzysie dla firm

Wsparcie prawne w kryzysie dla firm

23/04/2020

Obecna sytuacja gospodarcza stanowi poważne zagrożenie dla ciągłości funkcjonowania wielu podmiotów gospodarczych. Chcąc zapewnić najwyższej jakości...

Opracowanie nowego projektu ustawy antykryzysowej

Opracowanie nowego projektu ustawy antykryzysowej

16/04/2020

Przekazujemy ważny materiał: OPRACOWANIE PROJEKTU USTAWY O SZCZEGÓLNYCH INSTRUMENTACH WSPARCIA W ZWIĄZKU Z ROZPRZESTRZENIANIEM SIĘ WIRUSA SARS-COV-2 Zachęcamy do zapoznania się z materiałem i skorzystania z …

Ważna informacja dla klientów

Ważna informacja dla klientów

16/03/2020

Szanowni Państwo, Mając na względzie dynamikę zdarzeń związanych z wystąpieniem wirusa COVID-19 na terenie naszego kraju, chcielibyśmy zaktualizować...

Radca prawny Wojciech Gwóźdź w „Dzienniku Gazecie Prawnej”

Radca prawny Wojciech Gwóźdź w „Dzienniku Gazecie Prawnej”

15/01/2020

W dzisiejszym artykule w Dzienniku Gazecie Prawnej (dodatek Samorząd i Administracja) poświęconym tematyce gruntów przeznaczonych pod budownictwo w ramach programu Mieszkanie Plus opublikowano wypowiedź naszego eksperta z zakresu prawa nieruchomości…

 

HOW CAN WE HELP YOU?

CONTACT

 

 

KONTAKT

 

    Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radców Prawnych Marek Turcza z siedzibą w Poznaniu (60-278), ul. Palacza 144, REGON: 120119490, NIP: 9451892838. Informacje w przedmiocie warunków i zasad ochrony danych osobowych znajdują się na stronie https://turcza.com.pl/odo/.">https://turcza.com.pl/odo/.

     

     

    Turcza Kancelaria Radców Prawnych

    NIP: 945-189-28-38

    Oddział Poznań
    ul. Grunwaldzka 52, 60-311 Poznań
    tel.: +48 61 666 37 60
    fax: +48 61 666 37 59
    email: kancelaria@turcza.com.pl
    Oddział Leszno
    ul. Niepodległości 49, 64-100 Leszno
    tel.: +48 61 666 37 60
    fax: +48 61 666 37 59
    email: kancelaria@turcza.com.pl

    Find us:

     

     

    facebook