Archiwizacja dokumentów – zmora przedsiębiorstw

4 października 2017

Powszechnie wiadomo, że szeroko pojęte dokumenty wykorzystywane podczas funkcjonowania przedsiębiorstwa muszą być przez pewien czas archiwizowane. Problematyka ta niejednokrotnie nastręcza wiele trudności w prawidłowym określeniu wymaganego terminu archiwizacji konkretnego dokumentu.

W celu ustalenia właściwego okresu przechowywania dokumentów firmowych bardzo często należy wziąć pod uwagę całość systemu prawnego. Wielość aktów prawnych, ich obszerność oraz ciągłe zmiany przepisów, w dość istotny sposób powodują trudności w przeprowadzeniu prawidłowej wykładni norm.

Firmy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej generują bardzo duże ilości dokumentów m. in. księgowych, pracowniczych i ubezpieczeniowych. Podkreślić należy, że do każdego rodzaju spraw będzie obowiązywał inny termin od 5 do 50 lat. Przykładowo, zgodnie z Ordynacją Podatkową z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 201) (dalej jako: o.p.) w oparciu o art. 88 o.p. w zw. z 70 o.p. w zw. z art. 86 § 1 o.p. podatnicy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przytoczone podstawy wprost wskazują, że dokumenty podatkowe dotyczące roku 2017 przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać do końca 2023 roku. Natomiast, art. 74 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), reguluje, że zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu.

Niekonsekwencja ustawodawcy – różne terminy przechowywania

Warto wspomnieć, że ustawodawca nieraz niekonsekwentnie określił termin archiwizacji dokumentów, poprzez uregulowanie przedmiotowej kwestii w kilku aktach prawnych. Sytuacja ta, powoduje chaos i bezradność wielu firm. Przedsiębiorca również powinien mieć świadomość, że terminy ulegają wydłużeniu, zawieszeniu lub ogóle nie zachodzą przesłanki do jego zainicjowania poprzez przeprowadzone różnego rodzaju kontrole czy uzyskane dofinansowania.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że na przedsiębiorcy ciąży również obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentów oraz dodatkowo konieczne jest przechowywanie całości dokumentacji. W przypadku doprowadzenia przez przedsiębiorstwo do jakichkolwiek uchybień, może zostać nałożona na nie kara zgodnie z art. 83 ustawy kodeks karny skarbowy z dnia 10 września 1999 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 2137) w postaci kary grzywny do 720 stawek dziennych.

Niszczenie dokumentów

Ponadto, po upływie okresu obowiązującego archiwizację danego dokumentu pozostaje kwestia niszczenia tychże dokumentów. Obecnie obowiązujące przepisy nie rozwiązują tego problemu, pozostawiając pewnego rodzaju swobodę w podjęciu decyzji o sposobie niszczenia dokumentów, jak i również niepewność, czy prawidłowo została wykonana czynność.

Jak widać, zagadnienie archiwizacji, przechowywania oraz niszczenia dokumentów z którymi boryka się każdego dnia każde przedsiębiorstwo są bardzo złożonymi problemami. Nastręczają one wiele problemów oraz powodują brak pewności w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Autor: Michał Klauziński – prawnik w Turcza Kancelaria Radców Prawnych