Archiwizacja dokumentów – zmora przedsiębiorstw
4 października 2017
Powszechnie wiadomo, że szeroko pojęte dokumenty wykorzystywane podczas funkcjonowania przedsiębiorstwa muszą być przez pewien czas archiwizowane. Problematyka ta niejednokrotnie nastręcza wiele trudności w prawidłowym określeniu wymaganego terminu archiwizacji konkretnego dokumentu.
W celu ustalenia właściwego okresu przechowywania dokumentów firmowych bardzo często należy wziąć pod uwagę całość systemu prawnego. Wielość aktów prawnych, ich obszerność oraz ciągłe zmiany przepisów, w dość istotny sposób powodują trudności w przeprowadzeniu prawidłowej wykładni norm.
Firmy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej generują bardzo duże ilości dokumentów m. in. księgowych, pracowniczych i ubezpieczeniowych. Podkreślić należy, że do każdego rodzaju spraw będzie obowiązywał inny termin od 5 do 50 lat. Przykładowo, zgodnie z Ordynacją Podatkową z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 201) (dalej jako: o.p.) w oparciu o art. 88 o.p. w zw. z 70 o.p. w zw. z art. 86 § 1 o.p. podatnicy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przytoczone podstawy wprost wskazują, że dokumenty podatkowe dotyczące roku 2017 przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać do końca 2023 roku. Natomiast, art. 74 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), reguluje, że zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu.
Niekonsekwencja ustawodawcy – różne terminy przechowywania
Warto wspomnieć, że ustawodawca nieraz niekonsekwentnie określił termin archiwizacji dokumentów, poprzez uregulowanie przedmiotowej kwestii w kilku aktach prawnych. Sytuacja ta, powoduje chaos i bezradność wielu firm. Przedsiębiorca również powinien mieć świadomość, że terminy ulegają wydłużeniu, zawieszeniu lub ogóle nie zachodzą przesłanki do jego zainicjowania poprzez przeprowadzone różnego rodzaju kontrole czy uzyskane dofinansowania.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że na przedsiębiorcy ciąży również obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentów oraz dodatkowo konieczne jest przechowywanie całości dokumentacji. W przypadku doprowadzenia przez przedsiębiorstwo do jakichkolwiek uchybień, może zostać nałożona na nie kara zgodnie z art. 83 ustawy kodeks karny skarbowy z dnia 10 września 1999 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 2137) w postaci kary grzywny do 720 stawek dziennych.
Niszczenie dokumentów
Ponadto, po upływie okresu obowiązującego archiwizację danego dokumentu pozostaje kwestia niszczenia tychże dokumentów. Obecnie obowiązujące przepisy nie rozwiązują tego problemu, pozostawiając pewnego rodzaju swobodę w podjęciu decyzji o sposobie niszczenia dokumentów, jak i również niepewność, czy prawidłowo została wykonana czynność.
Jak widać, zagadnienie archiwizacji, przechowywania oraz niszczenia dokumentów z którymi boryka się każdego dnia każde przedsiębiorstwo są bardzo złożonymi problemami. Nastręczają one wiele problemów oraz powodują brak pewności w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Autor: Michał Klauziński – prawnik w Turcza Kancelaria Radców Prawnych
STAY UPDATED
NEWS
Zakup nieruchomości biurowej w centrum Poznania
Mec. Marek Turcza wraz z działem nieruchomości Kancelarii doprowadził do udanego finału kolejną transakcję nieruchomościową. Reprezentowany przez...
Prestiżowa wygrana Kancelarii ze Strażą Miejską
Sprawa karania mandatami przez Straż Miejską za rzekomo niewłaściwe parkowanie na ul. Św. Marcin w Poznaniu, stała się bardzo głośna i medialna od...
RODO – przegląd najnowszych informacji dotyczących ochrony danych osobowych (27.07.2020)
/RODO/ Przedstawiamy zbiór aktualnych informacji z obszaru z zakresu ochrony danych osobowych – w tym m.in.: 🔒 Prezes UODO i Rzecznik Praw Pacjenta...
Nowe wydanie magazynu nieruchomościowego „TRENDS Legal Magazine”
TRENDS Legal Magazine – Real Estate Law – najnowsze wydanie magazynu redagowanego przez Kancelarię we współpracy z Law Firm Network już dostępne do...
WEBINAR: Zmiany w zakresie prawa pracy w „Tarczy Antykryzysowej 4.0”
W życie weszła kolejna Tarcza antykryzysowa i kolejny pakiet rozwiązań dla przedsiębiorców. Szczególną grupę stanowią rozwiązania dotyczące prawa...
Grunt inwestycyjny w centrum Wołowa (ul. Inwalidów Wojennych 8)
TURCZA Kancelaria Radców Prawnych działając w imieniu Spółka Jawna T&J Tyrakowski Jachnik, wierzyciela hipotecznego nieruchomości: INFORMUJE O...
Kancelaria TURCZA nieczynna w dniach 11-12.06.2020.
|WAŻNA INFORMACJA| Kancelaria TURCZA będzie nieczynna w dniach 11-12.06.2020.
WEBINAR: ZABEZPIECZENIE ROSZCZEŃ W SPRAWACH ODSZKODOWAWCZYCH (CESJA WIERZYTELNOŚCI A UPOWAŻNIENIE) (09/06/2020)
Spowolnienie gospodarcze wywołane lockdownem i epidemią potrwa jeszcze przez najbliższe miesiące i będzie zmuszać serwisy samochodowe do poszukiwania...
WAŻNE: Terminy zaczynają biec bądź biegną dalej od 24 maja 2020 r.
|WAŻNA INFORMACJA| Terminy zaczynają biec bądź biegną dalej od 24 maja 2020 r. Więcej w naszym kompleksowym opracowaniu na blogu:...
Nowe wymogi Państwowej Inspekcji Pracy w związku z epidemią
Szanowni Klienci, pomimo ciągle panującego zagrożenia związanego z wirusem SARS-CoV-2, wywołującego chorobę COVID-19, co raz więcej dziedzin...
Webinar „Zwolnienia pracowników w praktyce” dla dealerów samochodowych we współpracy z ZDS (18.05.2020)
Bezpłatny webinar Kancelarii TURCZA we współpracy ze Związkiem Dealerów Samochodów oraz Stowarzyszeniem Prawników Rynku Motoryzacyjnego. Data:...
Nowe wytyczne UODO dotyczące pracy zdalnej
Urząd Ochrony Danych Osobowych w dniu 4 maja 2020 roku opublikował nowe wytyczne dotyczące korzystania z dokumentacji papierowej podczas wykonywania pracy zdalnej.
Wsparcie prawne w kryzysie dla firm
Obecna sytuacja gospodarcza stanowi poważne zagrożenie dla ciągłości funkcjonowania wielu podmiotów gospodarczych. Chcąc zapewnić najwyższej jakości...
Opracowanie nowego projektu ustawy antykryzysowej
Przekazujemy ważny materiał: OPRACOWANIE PROJEKTU USTAWY O SZCZEGÓLNYCH INSTRUMENTACH WSPARCIA W ZWIĄZKU Z ROZPRZESTRZENIANIEM SIĘ WIRUSA SARS-COV-2 Zachęcamy do zapoznania się z materiałem i skorzystania z …
Międzynarodowy Magazyn Prawa Nieruchomości „TRENDS Legal Magazine”
We współpracy z kancelariami prawnymi z 62. krajów świata zrzeszonymi w organizacji The Law Firm Network przygotowaliśmy pierwszy numer kwartalnika „TRENDS Legal Magazine” – Real Estate Law.
Tarcza antykryzysowa ZAGADNIENIA DOT. NIERUCHOMOŚCI (OPRACOWANIE)
Szanowni Państwo, W odpowiedzi na liczne pytania przygotowaliśmy kolejną część naszego opracowania przepisów „Tarczy Antykryzysowej”: ZAGADNIENIA DOT. NIERUCHOMOŚCI.
Rejestracja pojazdów w 2020 (opracowanie PDF)
Prawnicy Kancelarii TURCZA we współpracy ze Związkiem Dealerów Samochodów oraz Stowarzyszeniem Prawników Rynku Motoryzacyjnego przygotowali...
Ważna informacja dla klientów
Szanowni Państwo, Mając na względzie dynamikę zdarzeń związanych z wystąpieniem wirusa COVID-19 na terenie naszego kraju, chcielibyśmy zaktualizować...
„Nowa ustawa w sprawie zagrożenia koronawirusem” artykuł na naszym blogu
W dniu 02 marca 2020 roku, późnym wieczorem, Sejm uchwalił rządową specustawę, przygotowaną w związku z prewencją i zwalczaniem chorób zakaźnych, w...
„Deweloper & Marketing” (Rynek Pierwotny)
W najnowszym wydaniu kwartalnika „Deweloper & Marketing” (Rynek Pierwotny) opublikowany został artykuł naszego eksperta mec. Wojciecha Gwoździa...
Przystąpienie do Stowarzyszenia Prawników Rynku Motoryzacyjnego
Kancelaria TURCZA dołączyła do Stowarzyszenia Prawników Rynku Motoryzacyjnego. Stowarzyszenie skupia kilkudziesięciu prawników będących radcami...
Spotkanie Real Estate Group (The Law Firm Network)
W dniu 31 stycznia 2020 r. odbyło się w Paryżu spotkanie Real Estate Group działającej w ramach stowarzyszenia prawniczego The Law Firm Network. W...
Radca prawny Wojciech Gwóźdź w „Dzienniku Gazecie Prawnej”
W dzisiejszym artykule w Dzienniku Gazecie Prawnej (dodatek Samorząd i Administracja) poświęconym tematyce gruntów przeznaczonych pod budownictwo w ramach programu Mieszkanie Plus opublikowano wypowiedź naszego eksperta z zakresu prawa nieruchomości…
RYNEKPIERWOTNY.PL – nowe wzory umów z zakresu prawa nieruchomości
Kancelaria TURCZA podjęła się przygotowania wzorów umów dla portalu rynekpierwotny.pl. Poniżej załączamy bezpośrednie linki (PDF).
Kancelaria TURCZA w Dzienniku Gazecie Prawnej
R. pr. Wojciech Gwóźdź, ekspert Kancelarii z zakresu prawa nieruchomości, udzielił dla Dziennika Gazety Prawnej wyczerpującego komentarza dotyczącego...
Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji Prawa budowlanego
W dniu 17 grudnia 2019 roku Rada Ministrów po raz kolejny przyjęła projekt ustawy mającej w dość istotny sposób znowelizować przepisy Prawa...
AML w branży automotive
Kancelaria TURCZA przeprowadza wdrożenia wymogów „Anti-money laundering” w branży automotive. Chcielibyśmy zaprosić Państwa do odwiedzenia zakładki poświęconej AML na naszej stronie: https://turcza.com.pl/aml/
Nowe szkolenie dla deweloperów „3w1”
Szanowni Państwo, Przedstawiamy nasze nowe szkolenie "3w1" dedykowane dla branży deweloperskiej. Podczas sześciu godzin nasi eksperci – doświadczeni...
Nowy portal RODO – iodkancelaria.pl
Szanowni Państwo, Zespół Kancelarii TURCZA od kilku lat specjalizuje się w tematyce ochrony danych osobowych. Możemy pochwalić się licznymi audytami, wdrożeniami, autorskimi szkoleniami, aktywnym doradztwem, jak również przejęciem funkcji IOD w organizacjach…
Portal TURCZANIERUCHOMOSCI.PL
Szanowni Państwo, uruchomiliśmy w ostatnich dniach nowy portal poświęcony prawnej obsłudze deweloperów, wykonawców i inwestorów budowlanych. Na...
Grupa Prawna Polskiego Związku Firm Deweloperskich
W piątek 27 września 2019 roku w Krakowie odbyło się szkolenie organizowane przez Polski Związek Firm Deweloperskich w ramach grupy prawnej, w którym...
Nowe obowiązki instytucji obowiązanych dotyczące szkoleń nałożone przez ustawę AML
/TURCZASZKOLENIA.PL/ Wraz z wejściem w życie w dniu 13 lipca 2018 r. ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej jako...
Departament Prawa nieruchomości wzmocniony o nowego eksperta
Z przyjemnością informujemy, że do Zespołu Kancelarii dołączył radca prawny Wojciech Gwóźdź – doświadczony prawnik, autor licznych artykułów...
Kancelaria nieczynna w dniach 15.08.19-16.08.19
Szanowni Państwo, informujemy, że Kancelaria w dniach 15.08.19-16.08.19 będzie nieczynna.
Ważna informacja o oszustwach związanych ze znakami towarowymi
Szanowni Państwo, W mediach pojawiła się informacja dotycząca decyzji Urzędu Patentowego Rzeczpospolitej Polskiej (UPRP). Nieznane osoby rozsyłają do...
Publikacja o pre-pack w PIT.pl
Szanowni Państwo, Zachęcamy do lektury naszego artykułu poświęconego tematyce przygotowanej upadłości Pre-pack opublikowanego w portalu PIT.pl, który...
Szkolenia prawne z dofinansowaniem do 80%
Szanowni Państwo, Z przyjemnością przekazujemy informację o poszerzeniu naszej oferty szkoleń prawnych dla firm o usługi dofinansowane w wysokości...
Przerwa w pracy Kancelarii w dniach 20-21.06.2019
Szanowni Państwo, informujemy, że w dniach 20-21.06.2019 r. Kancelaria będzie nieczynna. Z poważaniem, Zespół TURCZA Kancelarii Radców Prawnych...
I Wydziałowy Konkursu Wiedzy z Prawa Cywilnego ze wsparciem naszej Kancelarii
W dniu 15 maja odbył się finał I Wydziałowego Konkursu Wiedzy z Prawa Cywilnego zorganizowanego przez Koło Naukowe Prawa Cywilnego USUS IURIS na...
RODO – ciągły rozwój wiedzy naszych Ekspertów
Kwestia ochrony danych osobowych to w kontekście przepisów RODO ważny punkt dla przedsiębiorców prowadzących swoją działalność na terenie UE. Aby być...
HOW CAN WE HELP YOU?
CONTACT
KONTAKT
Turcza Kancelaria Radców Prawnych
NIP: 945-189-28-38
ul. Grunwaldzka 52, 60-311 Poznań
tel.: +48 61 666 37 60
fax: +48 61 666 37 59
email: kancelaria@turcza.com.pl
ul. Niepodległości 49, 64-100 Leszno
tel.: +48 61 666 37 60
fax: +48 61 666 37 59
email: kancelaria@turcza.com.pl
Find us: